Saam – Praktijk voor Pedagogiek en Mediation
Dit is de privacyverklaring van Saam – Praktijk voor Pedagogiek en Mediation (Floortje van Gastel) gevestigd aan het Van Bergenplein 13a te Etten-Leur. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze cliënten, potentiële cliënten en andere personen die onze website bezoeken of contact met ons hebben.
Saam hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring wil Saam heldere en transparante informatie geven over hoe er wordt omgegaan met persoonsgegevens. Saam houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
- Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
- Verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als u na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen heeft over de wijze waarop Saam omgaat met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van uw in deze privacyverklaring genoemde rechten op grondvan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), of andere wet- en regelgeving over persoonsgegevens, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens kunt u contact met Saam opnemen via e-mail:
info@praktijksaam.nl.
Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via de websiteautoriteitpersoonsgegevens.nl. Dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Saam verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Zonder deze gegevensverstrekking is het niet mogelijk voor Saam om de overeenkomst uit te voeren. Dit zijn in ieder geval uw contactgegevens, zoals:
- Voor- en achternaam
- Geslacht
- Geboortedatum en - plaats
- Adresgegevens
- Telefoonnummer
- E-mailadres
- Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, in correspondentie per e-mail, via de website, schriftelijken/of telefonisch
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Saam verwerkt ook bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens in verband met de jeugdzorg opdracht of mediation opdracht. Onderwerpen die verwerkt kunnen worden:
- Gegevens van jeugdigen jonger dan 18 jaar.
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over website bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via email, dan verwijderen wij deze informatie - Burgerservicenummers (BSN) (om vergoed traject via gemeente aan te vragen, opstellen ouderschapsplan, echtscheidingsconvenanten/of vaststellingsovereenkomst)
- Andere gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens die verkregen worden voor het afwikkelen van een scheiding en noodzakelijk zijn voor het opstellen van een convenant of ontbinding samenleving (bijvoorbeeld huwelijksgegevens, gegevens noodzakelijk voor vermogensdeling, alimentatieberekening, pensioenbepaling, huis en hypotheek)
- Gegevens over de (psychische)gezondheid van cliënten en indien van toepassing en na akkoord ook van hun wettelijke vertegenwoordigers.
Voor welke doeleinden en op welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?
Saam verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- Om te verwerken in een overeenkomst, van opdracht, een ouderschapsplan, document met afspraken, dossiervorming en verslaglegging
- Te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
- Het afhandelen van verzoeken
- Het afhandelen van betalingen
- Te informeren over(wijzigingen van) diensten
- Voor onze administratie en om te voldoen aan wet- en regelgeving
Omdat het kan zijn dat er gevoelige en/of bijzondere persoonsgegevens verwerkt worden tijdens het traject (en dit van tevoren niet altijd duidelijk is), vragen wij u om toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken. U geeft deze toestemming door de mediation- of samenwerkingsovereenkomst te tekenen. Als u deze toestemming niet geeft kunt u helaas geen gebruik maken van de diensten van Saam, omdat Saam de diensten niet kan uitvoeren zonder persoonsgegevens te verwerken die relevant zijn voor het dossier.
Facturering
Indien u een opdracht aan ons verstrekt, verwerken wij ook gegevens die nodig zijn voor het sturen van facturen en verwerken van betalingen voor de diensten die Saam verricht. Naast uw contactgegevens gaat het om uw bankrekeningnummer en eventuele andere betalingsgegevens.
Analyse Websitebezoekers en cookies
Saam verzamelt analytische gegevens over bezoekersvan de website, via Google Analytics. De gegevens die wij verzamelen over de bezoekers van de website worden enkel gebruikt om statistieken bij te houden over het bezoek aan de website (bijvoorbeeld om te kunnen zien welke pagina’s het meest worden bekeken). De gegevens worden geanonimiseerd bewaard.
Saam gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website een uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen
Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
Saam bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
Wij bewaren het mediationdossier, en de persoonsgegevens die daarin zijn opgenomen, in beginsel gedurende twintig jaar nadat het dossier gesloten is. In uitzonderingsgevallen bewaren wij een dossier langer dan twintig jaar, bijvoorbeeld indien de verjaringstermijn wordt gestuit of indien de mediator van mening is dat er een ander gerechtvaardigd belang is om het dossier langer te bewaren. Gegevens verzameld ten behoeve van jeugdzorg bewaren wij 15 jaar; de wettelijke bewaartermijn. Wij bewaren onze administratie, waaronder de facturen en andere bescheiden waarop de persoonsgegevens van partijen vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar om te kunnen voldoen aan de fiscale bewaarplicht.
Met wie delen wij uw gegevens?
Saam deelt gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst of als wij op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht worden bepaalde gegevens te verstrekken.
Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Boekhoudprogramma en boekhouder met als doel verwerking facturatie en de boekhouding van Saam controleren en in orde maken. Uw gegevens worden opgeslagen in een dossier en kunnen voorkomen in e-mails die de mediator verstuurt of ontvangt, en worden daarmee opgeslagen (en dus verwerkt) door onze ICT provider. Indien u, of een andere partij die betrokken is, een klacht indient die betrekking heeft op de behandeling van een dossier waarin uw persoonsgegevens staan opgenomen, kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan de instanties die uw klacht behandelen, zoals Global Network Group en/of Stichting ADR Platform en/of SKJ en/of Klachtenportaal Zorg. Uw gegevens worden door deze instanties vertrouwelijk behandeld.
Saam verstrekt persoonsgegevens met derden enkel met nadrukkelijke toestemming aan:
- Professionals, zorgverleners, (gemeentelijke)instanties, huisarts en school met als doel overleg over cliënten en/of doorverwijzen wanneer dat nodig is. Ook een terugkoppeling geven over het verloop of afronden van de overeenkomst behoort tot de mogelijkheden.
- Ingezette derden/ (juridische, financiële en fiscale) vakspecialisten, in het kader van scheidingsmediation
Geautomatiseerde besluitvorming
Saam neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die(aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Saam) tussen zit.
Hoe worden uw gegevens beveiligd?
Wij hebben passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang door derden of andere vormen van onrechtmatige verwerkingen (datalekken). Deze maatregelen, waaronder versleuteling middels een SSL-certificaat en two factor authentication, data opslag in een cloud in Nederland, een zeer compleet antivirus- en beveiligingssoftware pakket en pseudonimiseren van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is, zorgen voor een beveiligingsniveau dat past bij de gegevens die wij verwerken.
Indien er sprake is van een(ernstig) datalek kunnen wij u hiervan op de hoogte brengen wanneer dit waarschijnlijk ongunstige gevolgen heeft voor uw persoonlijke levenssfeer. Wij hebben in ieder geval een meldplicht bij deAutoriteit Persoonsgegevens ten aanzien van datalekken.
Wat zijn uw rechten?
U heeft de volgende rechten:
- Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan.
- Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze niet juist of onvolledig zijn.
- Het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen - het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
- In bepaalde gevallen: het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’).
- Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.
Voor meer informatie over deze rechten en wanneer u die kunt uitoefenen: zie artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via
info@praktijksaam.nl . Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.
Wijzigingen
Disclaimer
De website van Saam is auteursrechterlijk beschermd. Publicatie van daarin vervatte informatie of gegevens, in welke vorm dan ook, vereisen voorafgaande schriftelijke toestemming van Saam.
Deze website dient uitsluitend ter informatie. Saam aanvaardt geen aansprakelijkheid of verantwoordelijkheid voor deze website noch voor de juistheid, volledigheid of betrouwbaarheid van de daarin vervatte informatie of gegevens.
Er kan soms iets veranderen in de persoonsgegevens die wij verwerken of de toepasselijke regelgeving. In dat geval kunnen wij deze privacyverklaring aanpassen. Bij ingrijpende wijzigingen zullen wij een melding op de website plaatsen en u per e-mail van de wijziging op de hoogte brengen.
Versie januari 2024
